הבעיה: לקוח שמתקשר ולא מקבל מענה
נניח שלקוח רוצה לדעת אם יש לכם מידה 42 לפני שנוסע לחנות. הוא מתקשר. הטלפון מצלצל ומצלצל - ואין מענה. מה הוא עושה? ב-80% מהמקרים הוא לא ינסה שוב - יחפש מתחרה.
המענה הקולי לא מחליף אתכם - הוא מאפשר לחנות "לדבר" עם הלקוח גם כשאתם לא פנויים. מעביר מידע בסיסי, שומר אותו על הקו, ומאפשר לכם לחזור אליו.
מה צריכה חנות פיסית מהמענה שלה
בניגוד לחברה גדולה עם כמה מחלקות, לחנות פיסית הדרישות פשוטות:
1. הודעת פתיחה
ההקלטה שנשמעת מיד כשהשיחה מתחברת. צריכה לכלול: שם החנות, ברכה, ואם הקו תפוס - מתי תחזרו. לא יותר מ-15 שניות.
2. הודעת תפוס / המתנה
כשהטלפון תפוס, הלקוח שומע צלצול שקט - ובדרך כלל מנתק. ג'ינגל קצר (20-30 שניות שחוזר) שומר אותם על הקו כי הם מרגישים שהגיעו למקום אמיתי ומקצועי.
3. הודעת שעות סגירה
כשמתקשרים מחוץ לשעות - ההקלטה אומרת שעות פעילות, כתובת, ואפשר גם להשאיר הודעה. מונעת אכזבה וחוסר אמון.
דוגמאות לטקסטים לחנויות
חנות ביגוד / אופנה
חנות מכשירי חשמל
חנות לחיות מחמד
כמה זה עולה ואיך מזמינים
הקלטה מקצועית לחנות עולה 170 עד 290 שקל - תלוי באורך הטקסט ובמספר ההקלטות. זה כולל:
- כתיבת הטקסט (אם רוצים עזרה)
- קריינות מקצועית - גבר או אישה לבחירה
- עריכת סאונד ומוזיקת רקע
- קובץ MP3 מוכן להעלאה
התהליך: ממלאים טופס, מאשרים טקסט, ומקבלים קובץ ב-48-72 שעות.
איך מגדירים את ההקלטה בטלפון
אחרי שיש לכם קובץ MP3, ההגדרה פשוטה:
בזק / קוי
נכנסים לממשק הניהול של בזק Business, מעלים את הקובץ תחת "הודעת מענה" או "מוזיקת המתנה". אם אין ממשק - מתקשרים לשירות לקוחות ושולחים להם את הקובץ.
מרכזייה עסקית (VoIP)
ב-Vonage, 3CX, RingCentral, ורוב מרכזיות ה-VoIP - יש ממשק ניהול מקוון עם העלאת קבצי שמע. לרוב תחת Voicemail או IVR settings.
טלפון סלולרי בלבד
גם עם מספר סלולרי בלבד ניתן להגדיר מענה קולי מקצועי דרך שירות "מועבר לנייד" של הספק. שואלים את ספק הסלולר איך להעלות קובץ מענה מותאם.
| סוג הקלטה | מתי מופעלת | עלות |
|---|---|---|
| הודעת פתיחה | כל שיחה נכנסת | 170 ₪ |
| ג'ינגל המתנה | כשהקו תפוס | 290 ₪ |
| הודעת סגירה | מחוץ לשעות | 170 ₪ |
| חבילת חנות (שלושתן) | הכל | 490 ₪ |